忘年会・新年会の席決め｜部署を混ぜる席次と、幹事の準備
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忘年会・新年会は、ふだん話さない人と話せる数少ない機会です。ただ、自由席にすると同じ部署で固まり、幹事が全部決めると準備が大変。この記事では、忘年会・新年会の席を、無理なく「混ぜる」ための考え方と準備の手順を紹介します。
自由席か、席を決めるか
| 決め方 | 向いている会 | 気をつけたいところ |
|---|---|---|
| 自由席 | 部署単位の小さな会 | 同じ部署で固まる。上座が空いて気まずくなることも |
| くじ引き | カジュアルな会 | 役員や来賓の席を調整できない |
| 幹事が決める | 部署横断の会、来賓がいる会 | 準備に時間がかかる。当日の欠席で崩れやすい |
部署をまたぐ忘年会・新年会なら、役員や来賓など決まっている席だけ先に置き、残りは部署や年次を混ぜて機械的に決める のが、公平で手間も少ない方法です。
席を決めるときの考え方
1. 混ぜたいものを2〜3個に絞る
- 部署・支店
- 年次（新人とベテランを混ぜる）
- 役職（管理職が1卓に集まらないように）
全部を完璧に混ぜようとすると、どれも中途半端になります。
2. 決まっている席を先に置く
- 役員・来賓は上座（一般に、出入口から遠い席）
- 乾杯やあいさつをする人は、前に出やすい席
- 幹事・受付は、出入口に近い席
3. 卓ごとの人数の違いに合わせる
宴会場では、6人卓と8人卓が混ざっていることがあります。人数の違う卓を同じ扱いで割り振ると、あとで調整が必要になります。
4. 同じ卓にしたくない組み合わせは別に扱う
関係がぎくしゃくしている2人などは、部署のバランスとは別に「絶対に同じ卓にしない」条件として扱います。
幹事の準備の流れ
- 参加者名簿をつくる（名前・部署・年次・役職）
- 会場の卓の数と、1卓の人数を確認する
- 決まっている席（役員・来賓・幹事）を置く
- 残りを、部署・年次を混ぜて割り振る
- 席次表と名札、卓ごとの名簿を印刷する（→ 卓上名札と席次表の作り方）
- 当日の欠席は、その卓の中だけで詰める
アプリで席を決める方法
座席表アプリの SeatCraft（シートクラフト） なら、上の手順をまとめて行えます。
- 円卓：サークル型で「テーブル全体で話す」を選ぶと円卓になります。使わない席を空席にすれば、6人卓と8人卓の混在にも対応できます
- 部署・年次を混ぜる：部署や年次を タグ にして「散らす」を選ぶと、各卓にできるだけ偏らないように割り振られます
- 同じ卓にしたくない2人：NGペア に登録すると、必ず別の卓になります
- 役員・来賓の席：席を長押しして「この席に固定」
- 当日の欠席：出欠を切り替えるだけで、来た人だけで組み直せます
- 印刷：席次表（A4／A3）、名札カード（切り取り式・折って立てる形）、卓ごとの名簿をそのまま PDF に
データは端末の中だけに保存されます。参加者20人までは全機能を無料で試せます。21人以上で使うときは、買い切りのアプリ内購入が1回必要です（サブスクリプションではありません）。
まとめ
- 部署をまたぐ会なら、決まっている席だけ先に置き、残りは混ぜて機械的に決める
- 混ぜたいものは2〜3個に絞る。卓ごとの人数の違いも最初に反映する
- 席次表・名札・卓ごとの名簿まで用意しておくと、当日の案内が楽になる
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