レッスンのキャンセル規定の書き方｜直前・無断キャンセルを減らすルールと例文
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前日の夜に「明日は行けなくなりました」。連絡もなく、予約した時間に誰も来ない。小さな教室ほど、1枠の空きが大きく響きます。この記事では、キャンセル規定に書いておきたい項目と例文、そして規定だけに頼らずに直前・無断キャンセルを減らす工夫を紹介します。
キャンセル規定がないと困ること
キャンセル規定は、キャンセル料をもらうためだけのものではありません。決めておくと、次のようなことが防げます。
- その場で判断しなくてよくなる。 「今回は仕方ないか」と毎回迷わずにすむ
- 生徒さんによって対応が変わらない。 同じ状況なら同じ対応ができる
- 空いた枠をほかの人に回しやすくなる。 期限までに連絡をもらえれば、キャンセル待ちの人や振替に使える
- 「知らなかった」を防げる。 事前に伝えてあれば、キャンセル料をお願いするときも話がこじれにくい
規定は厳しくするほどよいわけではありません。早めに連絡してもらうための約束ごと と考えて、教室に合う形を選びます。
キャンセル規定に書いておきたい項目
| 項目 | 決めること | 書き方の例 |
|---|---|---|
| キャンセルの期限 | いつまでなら無料でキャンセルできるか | 前日の18時まで／レッスンの24時間前まで |
| 期限後のキャンセル | 期限を過ぎたらどうなるか | キャンセル料をいただく／その回は消化／振替なし |
| 無断キャンセル | 連絡なしで来なかったらどうなるか | レッスン料の全額／その回は消化 |
| 連絡の方法 | どこに、どう連絡すればよいか | 予約ページ・メール・電話（受付時間） |
| 返金の扱い | 前払いの分をどう返すか | 期限内なら全額返金／期限後は返金なし |
| 教室都合の扱い | 先生や教室の都合で休むときどうするか | 全額返金、または振替をご用意 |
| 例外 | 認める場合があるか | 天災・交通機関の運休・感染症など |
キャンセルの期限は「代わりの人を入れられるか」で決める
前日までにわかれば、キャンセル待ちの人や振替の人を入れられる。そういう教室なら「前日まで」が目安になります。材料を仕入れる料理教室や、会場を借りるワークショップのように、費用が先にかかる場合は「3日前まで」「1週間前まで」のように早めにする教室もあります。
期限を決めた理由を一言添える と（「材料の準備があるため」など）、受け入れてもらいやすくなります。
キャンセル料は「段階」で決めると納得されやすい
キャンセル料を決める場合は、期限から近づくほど上がる「段階」にする教室が多いです。
| いつのキャンセルか | キャンセル料（例） |
|---|---|
| 前日の18時まで | 無料 |
| 前日の18時以降〜当日 | レッスン料の50% |
| 連絡なし（無断キャンセル） | レッスン料の100% |
表の割合は 例 です。実際の割合は、教室の事情や、レッスン料の金額に合わせて決めてください。
キャンセル料は、一般に「その教室で実際に生じる損害」を大きく超えると、受け入れてもらえないことがあると言われています。高額な前払い（長期のコースや、まとまった回数券など）を扱う場合や、判断に迷う場合は、消費生活センターの情報や専門家の意見を確かめておくと安心です。
月謝制なら「振替の対象外」で考える
月謝制の教室では、キャンセル料をもらう代わりに、期限を過ぎたキャンセルは振替の対象外（その回は消化） とする形がよく使われます。お金のやりとりが増えないので、取り入れやすいやり方です。振替のルールの決め方は、振替レッスンのルールの決め方 で紹介しています。
そのまま使える例文
【 】の中は、教室に合わせて書き換えてください。
都度払い・回数券の教室の例
キャンセルについて
- キャンセルは【レッスン前日の18時】までにご連絡ください。期限までのキャンセルは無料です。
- 期限を過ぎてからのキャンセルは、レッスン料の【50%】をキャンセル料としていただきます。
- ご連絡なしでお越しにならなかった場合は、レッスン料の【全額】をいただきます。
- 事前にお支払いいただいた場合、期限までのキャンセルは全額を返金します。
- 講師・教室の都合でお休みする場合は、全額を返金するか、振替レッスンをご用意します。
- 台風・大雪などで交通機関が止まった場合や、教室が休講を決めた場合は、キャンセル料はいただきません。
月謝制の教室の例
お休みについて
お休みのご連絡は【前日の18時】までにお願いします。期限までにご連絡いただいた場合は、振替レッスンを受けられます。期限を過ぎてからのご連絡や、ご連絡のないお休みは、振替の対象外となります。月謝の返金はありません。
無断キャンセルがあったときに送る例
本日【14時】のご予約でお待ちしておりましたが、お越しになりませんでしたので、ご連絡いたしました。ご体調などお変わりないでしょうか。 恐れ入りますが、規定により今回のレッスンは【消化】とさせていただきます。次回のご予約は、予約ページからお取りいただけます。
最初の一文で相手を気づかってから、規定を伝えるのがポイントです。責める書き方より、次の予約につながる書き方 のほうが、その後の関係が続きやすくなります。
規定だけに頼らない、キャンセルを減らす工夫
キャンセル規定は「起きたあとの約束」です。そもそも直前・無断キャンセルを減らすには、次の工夫が効きます。
1. 前日に確認の連絡を入れる
無断キャンセルの多くは、悪気のない「うっかり忘れ」です。前日にリマインダーを送る だけで、来られない人からは早めに連絡が来やすくなります。
2. キャンセルの連絡をしやすくする
電話しか受け付けていないと、「電話するのは気が引ける」と連絡しないまま当日を迎える人がいます。予約ページやメールでもキャンセルできるようにしておく と、連絡そのものが増えます。
3. 事前にお支払いいただく
予約のときにお支払いまで済ませてもらうと、「行かなくてもいいか」と思われにくくなります。都度払いの教室や、体験レッスン・単発のワークショップで特に効く方法です。
4. 規定を「予約する前」に見せる
規定は、予約が終わってからではなく、予約する画面やページに書いておく のが基本です。予約の確認メールにも同じ内容を入れておくと、見返してもらえます。
5. キャンセル待ちを受けておく
人気の枠は、キャンセル待ちの人を決めておくと、直前に空いても埋めやすくなります。
キャンセルの受け付けと返金を、予約ページに任せる
期限内のキャンセルを受けて、前払いの分を返金して、空いた枠をまた予約できる状態に戻す。この流れを手作業で回すと、1件ごとに手間がかかります。
教室・スタジオ向けの予約システム Shikumi予約 では、次のことができます。
- カード・PayPay で事前にお支払い。 予約のときにお支払いまで済ませてもらえます（PayPay は審査があります）。現金・請求書払いも選べます
- 期限内のキャンセルは自動で返金。 教室で決めた期限までのキャンセルなら、払った分が自動で返金されます
- お支払いのない仮予約は30分で自動で取り消し。 枠を押さえたまま放置される、ということが起きません
- 確認やリマインダーのメールを自動で送信。 前日の確認を、先生が1人ずつ送らなくてすみます
- 顧客ごとのタグとメモ。 無断キャンセルがあった人にメモを残しておけます
カード・PayPay の予約は、決済額の1.5%の手数料と、別に Stripe の決済手数料（カード3.6%・PayPay 3.98%）がかかります。売上は教室の Stripe の口座に直接入金されます。現金・請求書払いの予約は月30件まで0円、31件目から1件15円、月3,000円が上限です（税込）。
まとめ
- キャンセル規定には、期限・期限後の扱い・無断キャンセル・連絡方法・返金・教室都合・例外 を書いておく
- キャンセル料は段階で決め、割合は教室の事情に合わせる。高額な前払いを扱うなら、消費生活センターの情報や専門家の意見も確かめる
- 月謝制なら、キャンセル料より「振替の対象外」で考えるとお金のやりとりが増えない
- 前日の確認・連絡しやすい窓口・事前のお支払いで、そもそもの直前・無断キャンセルを減らす
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Shikumi予約は、教室・スタジオ向けの予約システムです。講師が Googleカレンダーに予定を入れると、その時間は予約画面から自動で消えます。現金・請求書払いの予約は月30件まで0円、31件目から1件15円で、月3,000円が上限です（税込）。初期費用・月額の基本料はかかりません。