教室の予約をネット受付に切り替える手順｜電話・LINE からの移り方と、生徒さんへの案内文の例
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電話や LINE で予約を受けていると、レッスン中に連絡が来たり、夜に返事をしたりと、予約のやりとりが一日中続きがちです。ネット予約に切り替えたいと思っても、「生徒さんが戸惑わないか」「何から決めればいいか」で止まってしまう方も多いのではないでしょうか。この記事では、切り替えの前に決めておくこと、移る期間の進め方、そのまま使える案内文の例を順番に紹介します。
電話・LINE とネット予約の違い
まず、今の受け方とネット予約で何が変わるのかを整理しておきます。
| 電話・LINE で受ける | ネット予約で受ける | |
|---|---|---|
| 受け付ける時間 | 先生が返事できる時間だけ | 24時間。生徒さんの都合のよいときに入れられる |
| 空き状況の伝え方 | そのつど先生が確認して返事する | 予約画面に空いている枠だけが出る |
| 先生の手間 | やりとりのたびに手が止まる。返事が遅れると気をつかう | 予約が入ったあとに確認するだけ |
| 聞き間違い・書き漏らし | 起きやすい（日時・メニュー・名前） | 生徒さんが自分で選ぶので起きにくい |
| 生徒さんとの距離 | 一言添えられるので近い | 機械的に感じられることがある |
| 慣れるまで | いらない | 最初だけ、生徒さんへの説明が要る |
ネット予約の一番の違いは、「空き状況を伝える」「日時を確かめる」というやりとりがなくなる ことです。一方で、今までの「一言添えるあたたかさ」は、案内文やお知らせで補う必要があります。
切り替える前に決めておく5つのこと
いきなり予約画面を作り始めるより、先に次の5つを紙に書き出しておくと、あとで迷いません。
1. 予約できるメニューと時間の長さ
「体験レッスン 30分」「通常レッスン 45分」「振替レッスン 45分」のように、生徒さんが選ぶものを一覧にします。レッスンの前後に片づけや準備の時間が要るなら、その分も決めておきます。
2. 予約を受ける時間帯
レッスンを入れてよい曜日と時間帯を決めます。「火曜は午後だけ」「土曜は午前と午後」のように、先生が教えられる時間だけ を出すのが基本です。
3. いつまで予約・キャンセルできるか
「前日の18時まで予約できる」「2日前までならキャンセルできる」など、締め切りを決めます。締め切りがないと、直前の予約やキャンセルに振り回されます。キャンセルの決まりの考え方は、レッスンのキャンセル規定の書き方にまとめています。
4. 誰が予約できるか
最初は「今通っている生徒さんだけ」にするか、「体験の方も含めて誰でも」にするかを決めます。最初は在籍の生徒さんだけで始め、慣れてから体験の受付も載せる と、移る期間の混乱が少なくなります。
5. お支払いのしかた
今までどおり月謝や当日の現金で受け取るのか、予約のときにカードなどで払ってもらうのかを決めます。いきなり全部を変えず、まずは予約だけをネットにして、お支払いは今までどおり にしておくのも一つの方法です。
移る期間の進め方（4つの段階）
電話・LINE をある日突然やめると、生徒さんが戸惑います。次の4つの段階で、少しずつ移るのがおすすめです。
- 先生だけで試す（1〜2週間）
- 予約画面を作り、自分や家族のスマホから予約・キャンセルを試します
- 予約が入ったときに先生へどう知らせが来るかも確かめます
- 一部の生徒さんに先に使ってもらう（2週間ほど）
- スマホに慣れている生徒さんや保護者の方に、先に使ってもらいます
- 「わかりにくかったところ」を聞いて、メニューの名前や説明文を直します
- 全員に案内して、両方で受ける（1か月ほど）
- ネット予約をおすすめしつつ、電話・LINE でも受け付けます
- 電話・LINE で来た予約は、先生がネット予約に代わりに入れておくと、予約の一覧が1つにまとまります
- ネット予約を基本にする
- 「予約はネットから。むずかしい方は今までどおりお電話で」と案内を変えます
- 電話・LINE は、急な連絡の窓口として残します
電話・LINE を完全になくす必要はありません。 予約の受付だけをネットに移し、連絡の手段としては残しておくと、生徒さんも安心です。
生徒さんへの案内文の例
案内は、「なぜ変えるのか」「何が便利になるのか」「むずかしい人はどうすればいいか」 の3つを入れると伝わりやすくなります。
例1：教室のお知らせ（紙・メール・LINE で送る文）
いつも〇〇教室をご利用いただき、ありがとうございます。
〇月〇日から、レッスンのご予約をインターネットでも受け付けます。 これまでレッスン中などでお電話に出られず、お返事が遅くなることがありました。ネット予約なら、空いている日時がひと目でわかり、24時間いつでもご予約いただけます。
■ ご予約のページ：（予約ページの URL） ■ 予約できる期間：レッスンの前日18時まで ■ キャンセル：レッスンの2日前までは、予約ページからご自身でキャンセルできます
スマートフォンの操作がむずかしい方は、これまでどおりお電話でも承ります。わからないことがあれば、レッスンのときにお気軽にお声がけください。
例2：LINE で一人ずつ送る短い文
〇〇さん、こんにちは。〇〇教室です。 来月からレッスンの予約をネットでもできるようにしました。空いている時間がすぐわかるので、ご都合のよいときに入れてみてください。 （予約ページの URL） 使いにくいところがあれば、遠慮なく教えてくださいね。
例3：教室に貼る掲示
レッスンのご予約は、こちらの QR コードから 24時間いつでも、空いている日時を選んで予約できます。 キャンセルは2日前まで、予約ページから。 （QR コード）
QR コードは、予約ページの URL から無料で作れるサービスがあります。月謝袋やレッスンノートに貼っておく と、次の予約を入れるときに思い出してもらえます。
よくあるつまずきと対策
| つまずき | 起きやすい理由 | 対策 |
|---|---|---|
| 生徒さんが予約ページを見つけられない | URL を一度送っただけになっている | LINE のプロフィール・教室のホームページ・掲示に URL を置いておく |
| メニューの選び方がわからない | 教室の中だけで通じる名前になっている | 「通常レッスン（45分）」のように、時間と中身がわかる名前にする |
| 電話・LINE の予約と二重になる | 予約の一覧が2か所に分かれている | 電話で受けた予約も、先生がネット予約に入れて一覧を1つにする |
| 年配の方や小さなお子さんの保護者が使いにくい | スマホの操作に慣れていない | レッスンのときに一緒に1回予約してみる。電話の窓口は残す |
| 「冷たくなった」と感じられる | やりとりが減った | 予約のあとのお知らせ文に、ひとこと添える |
切り替えのチェックリスト
- 予約できるメニューと時間の長さを書き出した
- 予約を受ける曜日・時間帯を決めた
- 予約とキャンセルの締め切りを決めた
- 最初は誰が予約できるかを決めた
- お支払いのしかたを決めた（今までどおりでもよい）
- 自分のスマホで予約・キャンセルを試した
- 一部の生徒さんに先に使ってもらった
- 案内文を送り、教室に掲示した
- 電話・LINE で受けた予約もネット予約に入れている
Shikumi予約なら
教室・スタジオ向けの予約システム Shikumi予約 は、ここまでの手順をそのまま進められるように作っています。
- 予約の入口を4つから選べます：メニューから選ぶ／先生（スタッフ）から選ぶ／時間割から選ぶ／コースから選ぶ。教室の予約のしかたに近いものを使えます
- 教えられる時間だけを出せます：シフトを登録すると、シフトの外の時間は予約できなくなります。講師が Googleカレンダーに予定を入れると、その時間は予約画面から自動で消えます
- 確認とリマインダーのメールを自動で送ります。前日の「明日はレッスンです」の連絡を、一人ずつ送る手間が減ります
- 生徒さんはマイページから 自分の予約を確かめられます。毎週同じ時間の生徒さんには繰り返し予約も使えます
- 予約ページは教室のロゴやブランドの色にできるので、案内の QR コードから開いても「いつもの教室」として受け取ってもらえます
- 電話や LINE で受けた予約も、先生の画面から入れておけば、予約の一覧が1つにまとまります
料金は、現金・請求書払いの予約なら 月30件まで0円、31件目から1件15円で、月3,000円が上限です（税込）。初期費用や月額の基本料はかかりません。登録は無料で、クレジットカードもいりません。まずは先生だけで試す段階から始めてみてください。
カード・PayPay での事前のお支払いを使う場合は、決済額の1.5% と、別途 Stripe の決済手数料がかかります。売上は教室の Stripe の口座に直接入ります。
まとめ
- 切り替える前に、メニュー・時間帯・締め切り・誰が予約できるか・お支払い の5つを決めておく
- いきなり電話・LINE をやめず、先生だけで試す → 一部の生徒さん → 全員（両方で受ける）→ ネットが基本 の順に移る
- 案内文には「なぜ変えるか」「何が便利になるか」「むずかしい人はどうすればいいか」を入れる
- 電話・LINE は連絡の窓口として残しておくと、生徒さんも安心
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Shikumi予約は、教室・スタジオ向けの予約システムです。講師が Googleカレンダーに予定を入れると、その時間は予約画面から自動で消えます。現金・請求書払いの予約は月30件まで0円、31件目から1件15円で、月3,000円が上限です（税込）。初期費用・月額の基本料はかかりません。