教室のお知らせメールの文例｜発表会・休講・振替・キャンペーンの案内
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発表会の案内、急な休講、振替の連絡。教室のお知らせは、毎回ゼロから書くと意外と時間がかかります。この記事では、そのまま使える文例と、読み落とされにくい書き方、送るときの注意点を紹介します。【 】の部分を教室に合わせて書きかえてください。
読み落とされにくいお知らせの書き方
文例の前に、どのお知らせにも共通するコツを押さえておきます。
| コツ | 例 |
|---|---|
| 件名に「何の話か」と「日付」を入れる | 【休講】10月20日（火）のレッスンについて |
| 最初の3行で結論を書く | 「20日（火）はお休みです。振替は〜」 |
| 生徒さんにしてほしいことを1つにしぼる | 「〇日までに出欠をお返事ください」 |
| 日付には曜日を添える | 11月3日（火・祝） |
| 問い合わせ先を最後に書く | 返信先・電話番号 |
保護者の方は、スマホで通知の一部だけを見て判断することも多いです。件名と最初の数行だけで用件が伝わる ように書きましょう。
文例1：発表会の案内
件名：【発表会のご案内】【12月13日（日）】【会場名】
【生徒さんのお名前】様（保護者様）
いつもレッスンに通っていただき、ありがとうございます。 今年も発表会を開きます。日ごろの練習の成果を、ご家族の前で発表してみませんか。
■ 日時：【12月13日（日）13:00開演（12:30開場）】 ■ 会場：【〇〇ホール（住所）】 ■ 参加費：【〇〇円】（【お支払い方法と期限】） ■ 出演のお返事：【11月10日（火）】までに、このメールへの返信でお知らせください
曲の相談やリハーサルの日程は、次のレッスンでお話しします。 ご不明な点は、お気軽にお尋ねください。
【教室名】【先生の名前】
ポイント：お返事の期限は、曲決めや会場の手配から逆算して、余裕をもって設定します。期限の数日前にもう一度だけ短いお知らせを送ると、返事の漏れが減ります。
文例2：急な休講
件名：【休講】【10月20日（火）】のレッスンについて
【生徒さんのお名前】様（保護者様）
急なご連絡で申し訳ありません。 【講師の体調不良】のため、【10月20日（火）】のレッスンをお休みさせていただきます。
■ お休みになるレッスン：【10月20日（火）16:00〜17:00】 ■ 振替：【10月27日（火）〜11月6日（金）】の間でご希望の日時をお選びください ■ 振替のご予約：【予約ページの URL】から、または このメールへの返信で
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
【教室名】【先生の名前】
ポイント：休講の理由はくわしく書かなくても大丈夫です。それよりも、振替をどうするか をはっきり書くと、問い合わせが減ります。
文例3：振替のお知らせ（教室の都合で日程を動かす）
件名：【日程変更】【11月の第2週】のレッスン日について
【生徒さんのお名前】様（保護者様）
【会場の点検】のため、【11月11日（水）】のレッスンを、【11月13日（木）】に振り替えさせていただきます。
■ 変更前：【11月11日（水）16:00〜17:00】 ■ 変更後：【11月13日（木）16:00〜17:00】
ご都合が合わない場合は、【11月6日（金）】までにお知らせください。ほかの日時をご案内します。
【教室名】【先生の名前】
ポイント：「変更前」と「変更後」を並べて書くと、勘違いが起きにくくなります。
文例4：体験・紹介キャンペーン
件名：【ご紹介キャンペーン】お友だちと一緒に体験レッスンを
【生徒さんのお名前】様（保護者様）
いつもありがとうございます。 【11月30日（月）】まで、お友だち・ご家族のご紹介キャンペーンを行っています。
■ ご紹介いただいた方：体験レッスン【無料】 ■ ご紹介くださった方：【次回の月謝から〇〇円引き】 ■ お申し込み：【体験レッスンの予約ページの URL】
「習ってみたいと話していた」というお友だちがいらっしゃいましたら、ぜひこのメールを転送してください。
このお知らせが不要な方は、【配信停止の方法】からいつでも止められます。
【教室名】【先生の名前】【住所・連絡先】
ポイント：キャンペーンなど宣伝のメールには、送り主の名前・連絡先と、受け取りを止める方法 を書いておきましょう。広告や宣伝のメールについては「特定電子メール法」で表示が求められています。くわしくは消費者庁や総務省の案内で確かめてください。
文例5：年末年始・長期のお休み
件名：【年末年始のお休み】【12月27日（日）〜1月5日（火）】
【生徒さんのお名前】様（保護者様）
今年もレッスンに通っていただき、ありがとうございました。 年末年始は、次の期間をお休みとさせていただきます。
■ お休み：【12月27日（日）〜1月5日（火）】 ■ レッスン再開：【1月6日（水）】から ■ お休み中のお問い合わせ：【1月6日（水）】以降に順にお返事します
来年もどうぞよろしくお願いいたします。
【教室名】【先生の名前】
送る前のチェックリスト
- 件名に「何の話か」と日付が入っている
- 日付と曜日が合っている（カレンダーで確かめた）
- 最初の3行で用件が伝わる
- 返事の期限・方法が書いてある
- 送る相手が合っている（クラスやコースで絞った）
- 宣伝のメールには、送り主の名前・連絡先と、受け取りを止める方法を書いた
- 一斉送信のときに、ほかの方のメールアドレスが見えない送り方になっている
最後の点は特に注意が必要です。ふつうのメールで一斉に送るときは、宛先（To）や CC に全員を並べず、BCC を使う か、一斉配信の仕組みを使いましょう。
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教室・スタジオ向けの予約システム Shikumi予約 には、生徒さんへのメールの一斉送信があります。
- タグで送る相手を絞れる：受けたレッスンや「ピアノ初心者」「月謝払い」などのタグで、送る相手を選べます
- 配信停止した方には届かない：受け取りを止めた方を自分で外す手間がいりません
- 日時を決めて送れる：夜に書いて、翌朝に届くように予約できます
- 予約の確認やリマインダーは自動：予約が入ったときの確認メールなどは自動で送られます
休講のお知らせのあとに、振替の予約ページから生徒さん自身で日時を選んでもらう、といった使い方もできます。
初期費用・月額の基本料はかかりません。現金・請求書払いの予約は月30件まで0円、31件目から1件15円、月3,000円が上限です（税込）。
まとめ
- 件名に「何の話か」と日付、最初の3行に結論を書くと読み落とされにくい
- 休講や日程の変更では、振替をどうするか と 変更前・変更後 をはっきり書く
- 宣伝のメールには、送り主と受け取りを止める方法を書く。一斉送信では BCC か配信の仕組みを使う
文例を教室用に一度書きかえて保存しておくと、次からはお知らせを送る手間がぐっと減ります。
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