講師の予定とレッスンの予約が重ならないようにする｜Googleカレンダーで空き時間を管理する方法

予約が重なるのは、予定が「何か所にも」あるから

レッスンの予約が重なる原因は、たいてい次のどれかです。

どの原因も、「予約を受けるときに見ている予定」と「本当の予定」がずれている ことから起きています。ですから対策の中心は、予定を1か所に集めて、予約を受けるときにはそこだけを見るようにすることです。

Googleカレンダーに予定をまとめる手順

スマホでもパソコンでも使える Googleカレンダーは、予定を1か所にまとめるのに向いています。次の順番で進めます。

1. 「レッスン」と「私用」のカレンダーを分けて作る

Googleカレンダーでは、1つのアカウントの中に複数のカレンダーを作れます。たとえば次のように分けます。

• レッスン：教室のレッスンの予約
• 私用：家族の用事、通院、旅行など
• ほかの仕事：教室以外の仕事やイベント

色を分けておくと、1週間の画面を見ただけで、どこが空いているかがわかります。私用の予定は、中身を書かずに「予定あり」とだけ書いておいても大丈夫です。

2. 手帳や別のカレンダーの予定を移す

紙の手帳や別のカレンダーにある予定を、まとめて Googleカレンダーに移します。移すのは「この先の予定」だけで十分 です。過去の分まで移す必要はありません。

3. 毎週ある予定は「繰り返し」で入れる

毎週火曜の17時のレッスン、毎月第2土曜の勉強会など、くり返す予定は「繰り返し」の設定で入れておきます。1回ずつ入れるより書き忘れが減ります。

4. 移動や準備の時間も予定として入れる

レッスンの前後に移動や準備、片づけが要るなら、その時間も予定として入れておきます。「先生は空いているように見えたが、実は移動中だった」という重なりを防げます。

5. 予約を受けるときは、必ずカレンダーを開いてから返事をする

LINE や電話で日時を聞かれたら、「確認してお返事しますね」と一度受け止めて、カレンダーを見てから返事をします。その場で返事をしない だけで、重なりはかなり減ります。

複数の講師がいる教室での決まり

講師が2人以上いる教室では、自分の予定に加えて「ほかの先生の予定」と「部屋の空き」も見る必要があります。

講師どうしでカレンダーを見せ合う

Googleカレンダーには、カレンダーを他の人と共有する機能があります。「予定あり／なし」だけを見せる共有 もできるので、私用の中身は見せずに、空き時間だけを伝えられます。

部屋や道具も「予定」として扱う

レッスン室が2つある、グランドピアノは1台だけ、といった教室では、部屋や道具ごとにカレンダーを作り、使う時間を入れておく と、先生は空いているのに部屋がない、という重なりを防げます。

予約を受ける人を決めておく

「生徒さんからの予約は、担当の先生が受ける」「体験レッスンは代表が受ける」のように、誰が予約を受けるかを決めておく と、2人の先生が同じ時間に別々の予約を受けてしまうことが減ります。

重なりを見つけるチェックリスト

週に1回、たとえば日曜の夜に、翌週の予定を見直す時間をとると安心です。

• 翌週のレッスンが、すべてカレンダーに入っている
• 私用やほかの仕事の予定が、すべてカレンダーに入っている
• レッスンの前後に、移動・準備の時間がとってある
• 同じ時間に、同じ部屋や道具を使うレッスンが入っていない
• ほかの先生と同じ時間に、同じ部屋を使う予定がない
• 手帳や LINE のメモにだけ残っている予定がない

重なりを見つけたら、できるだけ早く生徒さんに連絡する のが一番です。前日より1週間前のほうが、生徒さんも日時を変えやすくなります。

予約を受ける画面とカレンダーをつなぐ

ここまでの方法でも重なりは減らせますが、予約を受けるたびに先生がカレンダーを確かめる手間は残ります。ネット予約を使うなら、予約を受ける画面とカレンダーがつながっているもの を選ぶと、この確認の手間がなくなります。

カレンダーとつながる予約システムを選ぶときは、次の点を確かめておきましょう。

• カレンダーに入れた予定の時間が、予約画面で選べなくなるか
• 予約が入ったときに、その予約がカレンダーにも入るか
• 講師ごとに、それぞれのカレンダーとつなげられるか
• 部屋や道具の空きも合わせて見られるか

Shikumi予約なら

教室・スタジオ向けの予約システム Shikumi予約 は、Googleカレンダーとつなげて使えます。

• 講師が Googleカレンダーに予定を入れると、その時間は予約画面から自動で消えます。私用の予定も、ほかの仕事の予定も、中身にかかわらず「予約できない時間」として扱われます
• 予約が確定すると、その予約が講師の Googleカレンダーにも自動で入ります。予定の置き場所が1か所にまとまります
• 講師ごとに、それぞれの Googleカレンダーとつなげられます。複数の先生がいる教室でも、先生ごとの空き時間で予約を受けられます
• シフトを登録すると、シフトの外の時間は予約できなくなります。教えられる曜日・時間帯だけを出せます
• 教室や部屋、道具の条件も設定できます。「ピアノのレッスンは第1スタジオか第2スタジオで」のように、使える部屋を決めておけば、部屋が空いていない時間は予約に出ません。グループレッスンの定員も決められます

料金は、現金・請求書払いの予約なら 月30件まで0円、31件目から1件15円で、月3,000円が上限です（税込）。スタッフ何人でも、教室・部屋がいくつでも、追加の料金はかかりません。登録は無料で、クレジットカードもいりません。

まとめ

• 予約が重なるのは、予定が何か所にも分かれている から
• Googleカレンダーに「レッスン」「私用」「ほかの仕事」を分けて作り、予定を1か所にまとめる
• 移動・準備の時間も予定として入れ、予約の返事はカレンダーを見てからにする
• 複数の講師がいる教室では、空き時間の共有・部屋や道具のカレンダー・予約を受ける人 を決めておく
• 予約画面とカレンダーがつながっていると、予約のたびの確認の手間がなくなる

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