交流会を主催する前の準備チェックリスト｜席・進行・名札・フォローまで
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交流会の満足度は、当日の段取りでほぼ決まります。席に迷わない、発表の時間が押さない、終わったあとにつながりが残る。この記事では、交流会や勉強会を主催するときの準備を、時期ごとのチェックリストにまとめました。
1週間前まで
- 参加者名簿をつくる（名前・会社・業種・紹介者）。業種や会社は、あとで席を散らすときに使います
- プログラムと時間を決める。自己紹介・ショートプレゼンの持ち時間、質疑の有無、懇親の時間
- 全体の時間を逆算する。「（持ち時間＋質疑＋交代）× 人数」で、自己紹介タイムにかかる時間を見積もります（→ 自己紹介タイムの回し方）
- 席の決め方を決める。自由席にするか、卓を指定するか。途中で席替えをするか（→ 懇親会・研修のテーブル分け）
- 録音するかどうかを決める。録音するなら、案内文に「記録のため録音します」と書いておきます
前日まで
- 席次表をつくる。同じ会社・同じ業種の人が固まらないように散らし、司会や受付の席は先に決めておきます
- 何ラウンドも席替えするなら、全ラウンドの席を先に決める。その場でくじを引くと移動に時間がかかります（→ 交流会の席替え）
- 名札と受付用の名簿を印刷する。卓ごとの名簿があると、受付で案内しやすくなります（→ 卓上名札と席次表の作り方）
- タイマーを用意する。発表者から見える場所に置けるもの。オンラインなら、残り時間を参加者全員に見せる方法も（→ オンライン会議で残り時間を見せる方法）
- 進行表を印刷する。司会・タイムキーパー・受付で同じものを持ちます
当日
- 始める前に、持ち時間と合図の出し方を全員に伝える
- 録音するなら、始める前にもう一度伝えて了解を得る
- 延びた人は、一律で止める。人によって対応を変えると不公平に見えます（→ タイムキーパーのコツ）
- 当日の欠席は、その卓の中だけで詰める。全体を組み直すと、席次表と合わなくなります
終わったあと
- 参加者へのお礼を、翌日の午前中までに送る（→ 交流会のあとのフォロー）
- 交換した名刺を整理する。業種・エリア・「つながりたい人」を書き留めておくと、次の紹介につながります（→ 名刺の整理術）
- 録音を振り返りに使う。発表者ごとに分けておくと、要約や共有がしやすくなります（→ 発表の録音を生成AIで議事録にする）
- 席次表を保存しておく。次回、同じ人どうしが同じ卓にならないようにするのに使えます
準備に使える道具
合同会社シクミルでは、交流会の準備と運営に使えるアプリを作っています。
| 場面 | アプリ | できること |
|---|---|---|
| 席を決める | SeatCraft（iPhone・iPad・Android） | 会社・業種を散らすテーブル分け、NGペア、何ラウンドもの席替えをまとめて組む、席次表・名札・名簿の印刷 |
| 発表の時間を回す | negotimer（iPhone・Android・Windows） | 発表・質疑・交代を自動で切り替え、残り時間を色と音で伝える。Pro版は発表者ごとに録音 |
| 名刺をフォローする | えにし（Windows・Mac） | 名刺を AI で読み取ってタグ分類、話したことの記録、定型文でまとめてメール |
SeatCraft は参加者20人まで、negotimer はタイマー機能を無料で使えます。えにしは初回の起動から60日間、すべての機能を無料でお試しいただけます。
まとめ
- 1週間前に「名簿・時間・席の決め方」、前日に「席次表・名札・タイマー」、当日は「ルールの共有」、終わったら「お礼と名刺の整理」
- 席次表と名簿は、次回の交流会のために保存しておく
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持ち時間と質疑を、自動で回す。
negotimer は iPhone / Android のプレゼンタイマーです。タイマー機能は無料版ですべて使えます（画面下部に広告）。発表者ごとの録音は Pro版（¥1,000 の買い切り）です。
